1. Responsable del tractament

El responsable del tractament de les dades personals tractades en relació amb aquest lloc web i amb les comunicacions efectuades a través dels canals que s’hi indiquen és:

El lloc web https://officinalis.cat/ és titularitat de:

Titular: Officinalis Pirenaica Enginyeria Ambiental, SCCL
NIF: F13730197
Classe de cooperativa: Cooperativa de treball associat
Domicili social: Carrer Sant Sebastià, 5, 25590 Gerri de la Sal, Lleida, Espanya
Correu electrònic: info@officinalis.cat
Registre: Registre de Cooperatives de Catalunya
Número d’inscripció: 16075
Data d’inscripció: 26/05/2023

Per a qualsevol qüestió relacionada amb el tractament de dades personals o per exercir els drets reconeguts per la normativa de protecció de dades, es pot contactar amb Officinalis mitjançant info@officinalis.cat.

2. A qui s’aplica aquesta Política de Privacitat?

Aquesta Política de Privacitat informa sobre els tractaments de dades personals que poden produir-se com a conseqüència de:

• la navegació pel lloc web;
• les comunicacions realitzades amb Officinalis per correu electrònic o telèfon;
• les sol·licituds d’informació o pressupost;
• les actuacions prèvies a la contractació d’un servei;
• la gestió posterior de clients, projectes i serveis professionals;
• la recepció eventual de candidatures espontànies;
• i, quan correspongui, el tractament de dades de terceres persones necessari per al desenvolupament d’un projecte o encàrrec professional.

Officinalis presta serveis a diferents tipologies de clients, incloent-hi persones particulars, empreses, professionals, entitats i administracions públiques.

Actualment, el lloc web no disposa de formularis de contacte, sistemes de registre, newsletter, àrea privada, botiga en línia ni sistemes de contractació directa.

Les persones interessades poden contactar principalment mitjançant el correu electrònic o els números de telèfon publicats al lloc web.

[PENDENT: revisar aquest apartat si abans del llançament definitiu s’incorporen formularis, analítica, newsletter o altres eines que impliquin nous tractaments.]

3. Quines dades podem tractar?

En funció de la relació amb cada persona interessada i del servei o projecte corresponent, Officinalis pot tractar les categories de dades següents:

• dades identificatives, com ara nom i cognoms;
• dades de contacte, com ara correu electrònic, telèfon o adreça;
• dades professionals, càrrec, empresa o entitat a la qual pertany la persona;
• informació inclosa en consultes, sol·licituds o comunicacions;
• informació relacionada amb pressupostos, encàrrecs i projectes;
• dades administratives, econòmiques o de facturació, quan siguin necessàries;
• informació professional o acadèmica continguda en candidatures o currículums;
• i altres dades que puguin resultar necessàries per a la correcta execució d’un projecte concret.

Officinalis no sol·licita a través del lloc web categories especials de dades personals.

Es recomana no facilitar informació personal que no sigui necessària per a la consulta o servei sol·licitat.

4. Amb quines finalitats tractem les dades?

4.1. Atendre consultes i sol·licituds d’informació

Quan una persona contacta amb Officinalis per correu electrònic o telèfon, les seves dades poden ser tractades per:

• respondre la consulta;
• proporcionar la informació sol·licitada;
• resoldre dubtes relacionats amb els serveis o l’activitat d’Officinalis;
• i mantenir les comunicacions necessàries per atendre correctament la petició.

Base jurídica: l’interès legítim d’Officinalis a gestionar i respondre les comunicacions que rep.

Quan la comunicació tingui com a objectiu sol·licitar un pressupost o valorar la contractació d’un servei, el tractament podrà basar-se també en l’aplicació de mesures precontractuals sol·licitades per la persona interessada.

Officinalis no incorporarà automàticament aquestes persones a bases de dades destinades a l’enviament de publicitat o newsletters pel simple fet d’haver realitzat una consulta.

4.2. Gestionar sol·licituds de pressupost i possibles encàrrecs

Les dades facilitades per una persona interessada en contractar els serveis d’Officinalis poden ser tractades per:

• analitzar les necessitats plantejades;
• mantenir comunicacions relacionades amb el projecte;
• preparar pressupostos i propostes;
• valorar la viabilitat tècnica de l’encàrrec;
• i realitzar les actuacions necessàries abans de la seva eventual contractació.

Base jurídica: l’aplicació de mesures precontractuals a petició de la persona interessada.

4.3. Gestionar clients, projectes i serveis professionals

Quan es formalitza un encàrrec, les dades personals poden ser tractades per:

• gestionar la relació amb el client;
• coordinar i executar els serveis contractats;
• gestionar projectes i documentació tècnica;
• mantenir comunicacions amb les persones que intervenen en el projecte;
• realitzar la gestió administrativa;
• emetre i gestionar factures;
• gestionar cobraments i pagaments;
• i complir les obligacions legals derivades de l’activitat.

Base jurídica: l’execució de la relació contractual i el compliment de les obligacions legals aplicables.

Quan la persona de contacte actuï en representació d’una empresa, administració, entitat o altre professional, les seves dades professionals es tractaran en el marc de la relació existent amb l’organització a la qual representa.

4.4. Dades de terceres persones relacionades amb projectes

En determinats projectes, Officinalis pot necessitar tractar dades de persones que no siguin directament el client, com ara:

• persones propietàries;
• personal tècnic;
• treballadors o professionals que intervenen en una obra o projecte;
• proveïdors;
• col·laboradors;
• representants d’empreses o administracions;
• o altres persones relacionades amb l’actuació professional corresponent.

Aquestes dades es tractaran exclusivament quan siguin necessàries per desenvolupar, coordinar o documentar adequadament el projecte o per complir obligacions derivades d’aquest.

La base jurídica aplicable dependrà de la naturalesa concreta del projecte i de la relació existent entre les parts.

En alguns supòsits Officinalis podrà actuar com a responsable del tractament i, en altres, podrà tractar dades per compte del client o d’una altra entitat. En aquest últim cas, el tractament s’efectuarà d’acord amb les instruccions del responsable corresponent i amb les obligacions aplicables a l’encarregat del tractament.

4.5. Gestió comptable, fiscal i administrativa

Les dades necessàries poden ser tractades per gestionar:

• facturació;
• comptabilitat;
• fiscalitat;
• cobraments i pagaments;
• i altres obligacions administratives vinculades a l’activitat d’Officinalis.

Base jurídica: el compliment de les obligacions legals aplicables i, quan correspongui, l’execució de la relació contractual.

4.6. Candidatures espontànies

Tot i que Officinalis no disposa actualment d’un portal d’ocupació ni d’un formulari específic de selecció, és possible que una persona enviï espontàniament el seu currículum a l’adreça de correu electrònic publicada.

Si existeix una vacant o procés de selecció adequat, les dades podran ser tractades per valorar la candidatura i gestionar la participació de la persona candidata en el procés.

Base jurídica: l’aplicació de mesures precontractuals a petició de la persona candidata.

Si no existeix cap vacant ni procés de selecció obert adequat, Officinalis eliminarà la candidatura rebuda i no crearà una borsa permanent de candidats a partir d’aquest enviament.

5. Comunicacions comercials

Actualment, Officinalis no envia newsletters ni utilitza les dades obtingudes a través del lloc web per realitzar campanyes periòdiques de comunicacions comercials.

La realització d’una consulta, la petició d’un pressupost o el contacte amb Officinalis no comporten la subscripció automàtica a comunicacions publicitàries.

Si en el futur Officinalis decideix implantar una newsletter o un altre sistema de comunicacions comercials, els mecanismes de captació de dades i aquesta Política de Privacitat s’hauran d’adaptar abans de començar aquest tractament.

6. Durant quant de temps conservem les dades?

Officinalis conservarà les dades només durant el temps necessari per complir les finalitats per a les quals s’hagin recollit.

Posteriorment, quan correspongui, podran mantenir-se degudament bloquejades durant els terminis necessaris per complir obligacions legals o atendre eventuals responsabilitats.

Consultes

Les dades relacionades amb consultes que no generin una relació professional es conservaran durant el temps necessari per atendre-les i tancar-les.

Es proposa, com a criteri intern, un termini màxim de 12 mesos des de l’última comunicació, sempre que no existeixi cap circumstància que justifiqui una conservació diferent.

[PENDENT: confirmar amb Officinalis el termini de 12 mesos.]

Pressupostos que no prosperen

Les dades vinculades a pressupostos o propostes que finalment no generin una relació contractual es conservaran durant la gestió de la proposta.

Es proposa eliminar-les quan hagin transcorregut 12 mesos des de l’última comunicació relacionada amb la proposta, llevat que existeixi una raó legítima que justifiqui una conservació diferent.

[PENDENT: confirmar amb Officinalis el termini de 12 mesos.]

Clients i projectes

Les dades es conservaran mentre es mantingui la relació contractual o professional i, posteriorment, durant els terminis exigits per la normativa fiscal, comptable, mercantil, professional o qualsevol altra que resulti aplicable, així com durant els terminis necessaris per atendre eventuals responsabilitats.

Factures i documentació administrativa

La documentació subjecta a obligacions legals de conservació es mantindrà durant els terminis previstos per la normativa que resulti aplicable.

Candidatures

Si no existeix cap vacant o procés de selecció adequat, les candidatures espontànies seran eliminades.

Si existeix un procés de selecció obert, les dades es conservaran mentre sigui necessari per gestionar-lo i s’eliminaran quan deixin de ser necessàries, llevat que existeixi una altra base jurídica per conservar-les.

7. D’on obtenim les dades?

Amb caràcter general, les dades personals s’obtenen directament de la persona interessada quan aquesta:

• contacta amb Officinalis;
• sol·licita informació;
• demana un pressupost;
• contracta un servei;
• participa en un projecte;
• o envia voluntàriament una candidatura.

No obstant això, en el desenvolupament de determinats projectes, Officinalis també pot rebre dades personals de:

• clients;
• empreses;
• administracions públiques;
• professionals o col·laboradors;
• proveïdors;
• altres persones o entitats que participin legítimament en el projecte;
• o, quan resulti procedent, fonts accessibles d’acord amb la normativa aplicable.

Quan les dades no s’obtinguin directament de la persona interessada, Officinalis complirà les obligacions d’informació que resultin aplicables tenint en compte el context i les excepcions previstes per la normativa de protecció de dades.

8. A qui es poden comunicar les dades?

Officinalis no comunicarà dades personals a tercers de manera indiscriminada.

Les dades podran comunicar-se o posar-se a disposició de tercers quan sigui necessari per gestionar la relació corresponent, per complir una obligació legal o quan existeixi una altra base jurídica que ho permeti.

En funció de cada cas, poden existir comunicacions a:

• administracions públiques i organismes competents;
• jutjats i tribunals, quan sigui procedent;
• entitats bancàries o financeres per gestionar cobraments i pagaments;
• assessoria o gestoria externa per a la gestió comptable, fiscal, laboral o administrativa;
• professionals, col·laboradors, contractistes o altres entitats que hagin d’intervenir legítimament en un projecte.

[PENDENT: identificar la gestoria i determinar la seva posició jurídica respecte dels tractaments que realitza.]

9. Proveïdors i encarregats del tractament

Officinalis pot comptar amb proveïdors externs que necessitin accedir a dades personals per prestar determinats serveis.

Poden trobar-se en aquesta situació, entre d’altres:

• el proveïdor d’allotjament web;
• el proveïdor de correu electrònic;
• serveis d’emmagatzematge al núvol;
• eines de gestió documental;
• eines de gestió de projectes;
• serveis informàtics;
• serveis de manteniment web;
• i la gestoria o assessoria, quan actuï per compte d’Officinalis.

Quan aquests proveïdors actuïn com a encarregats del tractament, Officinalis haurà de regular la relació mitjançant l’instrument jurídic corresponent i exigir les garanties requerides per la normativa de protecció de dades.

[PENDENT: inventariar els proveïdors efectivament utilitzats.]

En concret, resta pendent confirmar:

• Hosting: [PENDENT]
• Correu electrònic: [PENDENT]
• Emmagatzematge al núvol: [PENDENT]
• Gestió documental/projectes: [PENDENT]
• Gestoria: [PENDENT]
• Altres proveïdors amb accés a dades: [PENDENT]

10. Transferències internacionals de dades

Actualment no es pot confirmar definitivament si els serveis tecnològics utilitzats per Officinalis impliquen transferències internacionals de dades, ja que està pendent identificar alguns dels seus proveïdors.

[PENDENT: verificar hosting, correu electrònic, serveis al núvol i altres proveïdors.]

Si algun proveïdor implica el tractament o la transferència de dades fora de l’Espai Econòmic Europeu, Officinalis verificarà que la transferència disposi d’un mecanisme jurídic vàlid i, quan sigui necessari, de les garanties adequades exigides per la normativa.

Aquest apartat s’haurà d’actualitzar abans de la publicació definitiva quan es conegui l’inventari real de proveïdors.

11. Quins drets tenen les persones interessades?

Qualsevol persona té dret a obtenir informació sobre si Officinalis està tractant les seves dades personals.

Quan es compleixin els requisits establerts per la normativa, podrà exercir els drets següents:

• Accés: conèixer quines dades personals tracta Officinalis i obtenir-ne una còpia.
• Rectificació: sol·licitar la correcció de dades inexactes o incompletes.
• Supressió: sol·licitar l’eliminació de les dades quan ja no siguin necessàries o concorri alguna altra causa legal.
• Oposició: oposar-se a determinats tractaments basats en les circumstàncies particulars de la persona interessada.
• Limitació del tractament: sol·licitar que el tractament de les dades quedi restringit en els supòsits previstos legalment.
• Portabilitat: rebre les dades personals en un format estructurat, d’ús comú i lectura mecànica i, quan sigui tècnicament possible, transmetre-les a un altre responsable, quan resulti aplicable.
• Retirada del consentiment: quan un tractament estigui basat en el consentiment, retirar-lo en qualsevol moment, sense que això afecti la licitud del tractament efectuat anteriorment.

Per exercir aquests drets es pot enviar una sol·licitud a:

info@officinalis.cat

La sol·licitud haurà d’indicar quin dret es vol exercir i incloure la informació necessària perquè Officinalis pugui identificar correctament la persona sol·licitant i gestionar la petició.

Només se sol·licitarà documentació addicional d’identificació quan sigui necessària per verificar raonablement la identitat de la persona que exerceix el dret.

L’exercici dels drets és, amb caràcter general, gratuït, sens perjudici dels supòsits excepcionals previstos per la normativa.

12. Reclamacions davant l’autoritat de protecció de dades

Si una persona considera que Officinalis no ha tractat adequadament les seves dades personals o no ha atès correctament l’exercici dels seus drets, pot presentar una reclamació davant l’autoritat de control competent.

A Espanya, l’autoritat de control estatal és l’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD).

Informació disponible a www.aepd.es.

Això no impedeix que la persona interessada contacti prèviament amb Officinalis a info@officinalis.cat per intentar resoldre qualsevol incidència relacionada amb el tractament de les seves dades.

13. Decisions automatitzades i elaboració de perfils

[PENDENT: confirmar amb Officinalis que no s’utilitzen sistemes que adoptin decisions exclusivament automatitzades amb efectes jurídics o similars sobre les persones, ni s’elaboren perfils amb aquesta finalitat.]

Si es confirma que no existeixen aquests tractaments, la versió final indicarà simplement:

“Officinalis no adopta decisions basades exclusivament en el tractament automatitzat de dades personals que produeixin efectes jurídics sobre la persona interessada o l’afectin significativament de manera similar, ni realitza elaboració de perfils amb aquesta finalitat.”

14. Menors d’edat

Els serveis presentats en aquest lloc web no estan específicament dirigits a persones menors d’edat.

Officinalis no preveu recollir deliberadament dades de menors a través del lloc web.

Si excepcionalment el desenvolupament d’un projecte professional exigeix tractar dades de persones menors d’edat, aquest tractament es realitzarà únicament quan existeixi una base jurídica adequada i amb les garanties que resultin aplicables en funció del cas.

15. Seguretat de la informació

Officinalis aplicarà les mesures tècniques i organitzatives adequades per protegir les dades personals tenint en compte la naturalesa de la informació tractada, els riscos existents i els mitjans disponibles.

Aquestes mesures estaran orientades, entre altres finalitats, a evitar l’accés no autoritzat, la pèrdua, l’alteració, la divulgació o la destrucció indeguda de dades personals.

No obstant això, la seguretat no depèn exclusivament del lloc web i també requereix una gestió adequada dels sistemes, comptes, proveïdors i dispositius utilitzats per Officinalis.

16. Dades publicades al lloc web

El lloc web pot mostrar informació professional relativa a les persones que formen part de l’equip d’Officinalis, com ara el seu nom, titulació, especialització o trajectòria professional.

Aquesta informació es publicarà exclusivament en el context de la presentació professional de l’equip i de l’activitat d’Officinalis.

[PENDENT: confirmar internament que les persones de l’equip coneixen i accepten la informació professional que es publica sobre elles al lloc web.]

17. Canvis en aquesta Política de Privacitat

Officinalis podrà actualitzar aquesta Política de Privacitat quan sigui necessari per reflectir:

• modificacions en els tractaments de dades;
• incorporació de noves funcionalitats al lloc web;
• canvis en els proveïdors utilitzats;
• modificacions organitzatives;
• o canvis en la normativa o els criteris aplicables.

La versió vigent serà la publicada al lloc web en cada moment.

Última actualització: [PENDENT: data de publicació definitiva]